О чем статья? О правилах составления и направления письма с претензией об оплате задолженности.

Кому и чем будет полезна? Коммерсантам: как кредиторами, так и должникам. Информация содержит основополагающие правила ведения переписки.

Если контрагент не исполняет своих обязательств по договору, то выходом может стать направление претензионного письма о погашении задолженности. Как правило, это необходимо в случае неуплаты за поставленный товар или оказанную услугу. Грамотно составленное письмо с просьбой погасить задолженность послужит подтверждением факта невыполнения партнёром взятых на себя обязательств, если придётся обращаться в суд.

Во многом такая мера, как обращение к должнику, в претензионном порядке позволяет в короткие сроки и эффективно разрешить проблему, избежать лишних расходов в виде судебных трат. К плюсам письма об оплате задолженности относятся:

• возможность сохранить доверительные отношения с бизнес-партнёром. Не исключено, что обязательство будет выполнено без судебных разбирательств, что не испортит взаимопонимание;
• перед должником ставятся чёткие рамки по возврату долга, благодаря чему время на исполнение обязанности значительно может ускориться;
• кредитор контролирует собственный оборот активов, за счёт чего удаётся избежать банкротства.

Наверняка, коммерсанты заинтересуются, обязательно ли направлять претензионное письмо о погашении долга. Как таковая обязанность предусмотрена для банков, финансовых организаций, исполнителей коммунальных услуг, когда они сталкиваются с просрочками по платежам. Не направь они претензию, суд не примет у них иск. Для хозяйственно-экономических отношений между бизнес-партнёрами такая претензия не обязательна, за исключением случаев, когда сами стороны в договоре закрепили обязательное соблюдение претензионного порядка. Если претензионное письмо должно быть направлено в соответствии с соглашением, однако фактически этого не произошло, то суд не примет иск. В целом стоит отметить существенную роль досудебного урегулирования спора, ведь за счёт него во многом сокращается время по разрешению споров.

Что указывать в требовании письма

Содержание рассматриваемого документа может быть следующим:

• уведомление об истечении в скором времени срока на погашение дебиторской задолженности;
• уведомление о просрочке перечисления денег;
• информирование об обращении в суд с целью взыскания дебиторки.

В первом и втором случаях кредитор в письме обозначает должнику срок (дату), в который должны быть перечислены деньги на такой-то счёт. Замотивировать должника можно предупреждением о взыскании пени, штрафа или обращением в суд. Рассчитывать ли пеню сразу - спорный вопрос. Ведь не исключено, что должник согласится погасить всю сумму сразу, поэтому детальный расчёт даст ему возможность оперативно сориентироваться в ситуации и перечислить сумму в полном объёме. В обратном случае, если контрагент не желает добросовестно исполнять свою обязанность, то суда не миновать. Тогда сумма пени к моменту рассмотрения дела значительно вырастет. Всё же рекомендуется подстраховаться и рассчитать сразу, сколько нужно выплатить, приложить детальный расчёт. Вдруг должник опомнится и перечислит все деньги безотлагательно. Письмо о погашении задолженности по акту сверки, образец которого приведён ниже, может дать скорейший результат по возврату средств, так как требование кредитора уже не будет неожиданностью для должника. Акт сверки, подписанный сторонами, послужит подтверждением состояния расчётов и основанием для требования о возврате денег.

Правила составления претензии

Законодательно не закреплены требования, предписывающие, как составить письмо с претензией об оплате. При подготовке такого документа необходимо руководствоваться правилами официальной деловой переписки. Обязательные пункты письма о погашении задолженности состоят из:

• «шапки»;
• основной части;
• заключительной части.

В «шапку» документа входят реквизиты отправителя. Как правило, печатается письмо на официальном бланке организации, где уже указаны её наименование, ИНН, адрес, контактные данные и т.д.

Ниже прописываются реквизиты адресата. Не стоит указывать просто название организации, которой направляется претензия (например, ООО «Рога и копыта»). Лучше обозначить конкретное должностное лицо (гендиректор/директор, главбух).

В основной части претензионного письма излагаются существо невыполненного обязательства, причины и основания, подтверждающие возникновение задолженности (акт сверки, к примеру) и требования к должнику об уплате долга, номер счёта для перечисления, срок оплаты. Наибольшую весомость документ приобретёт, если в нём будут ссылки на законодательство, нарушенные пункты договоров.

В заключении ставятся дата, подпись и печать отправителя.

Способы передачи претензии

Если между сторонами налажен электронный документооборот, то не возбраняется направить письмо по электронной почте. Между тем стоит иметь в виду, что такое письмо может затеряться или быть удалено. Тогда в случае спора факт отправки не удастся доказать. Поэтому самыми оптимальными вариантами станут вручение корреспонденции лично руководителю организации под подпись (первый экземпляр вручается, а второй с отметкой о получении остаётся у кредитора) или отправка почтой заказным письмом с уведомлением. В любом случае важно, чтобы стояла дата получения требования, так как именно с этого момента начинает течь срок исполнения обязательств.

Какое время даётся на рассмотрение письма

Кредитор сам определяет, через какое время он будет ждать перечисления денег на счёт, выполнения должником обязанности или поступления ответа. Однако данное время должно укладываться в разумные пределы. Когда ответ не поступает, то спустя 30 дней с даты вручения претензии она считается рассмотренной. По истечении этого времени кредитор может смело взыскать долг через суд.

‍